Реферат: Документы делового общения
В.В.Ткаченко
В.А.Горелова
ВЕРНО
секретарь
подпись
Б.В. Резун
16.03.04
Акт
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
АКТ – справочно-информационный документ в системе организационно-распорядительной документации. Он содержит информацию, необходимую для разработки и принятия управленческого решения, и служит одним из определяющих юридических оснований для издания распорядительных документов.
В практике управления применяются и составляются акты многих разновидностей – ликвидации, проверки, экспертизы, приёма-передачи, инвентаризации, списания, аварии, сдачи-приёма работы и т. п., которые могут относиться к другим системам документации и существовать в виде шаблона, трафарета и даже унифицированной утверждённой формы.
Но общие правила составления и оформления и формуляр акта остаются едиными.
Акты составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комиссии должны входить не менее двух составителей. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда нечётным.
Акты составляются как постоянно действующими, так и специально созданными комиссиями, цель работы которых, полномочия и состав членов закрепляются в издаваемых распорядительных документах предприятия или организации (приказе руководителя, распоряжениях заместителей руководителя и главных специалистов).
В некоторых случаях акт может быть составлен комиссией, образованной на основании устного распоряжения руководителя или его заместителей в пределах их компетенции.
Акты составляются также полномочными должностными лицами (государственными санитарными врачами, инспекторами пожарного надзора, аудиторами и финансовыми консультантами, имеющими государственный аттестат и т. п.) и представителями контролирующих органов (архивной, налоговой, торговой, административно-технической и других инспекций).
В акте фиксируются только реальные, точно установленные комиссией факты, окончательные выводы, объективные количественные показатели и другие сведения, которые получены в результате работы комиссии.
На основе черновых и предварительных записей членов комиссии акт окончательно составляется и оформляется в том количестве экземпляров, которое определяется целью и задачами работы комиссии, количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов в конкретных случаях. Каждый экземпляр акта подписывается всеми членами комиссии, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, состояний, событий. Все экземпляры документа приобретают одинаковую юридическую силу.
Особое мнение члена комиссии должно быть изложено на отдельном листе бумаги и оформлено в виде приложения к акту.
Акт может быть оформлен на общем бланке предприятия, учреждения, организации или на чистом листе формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (продольном или угловом).
В формуляр акта входят следующие реквизиты: наименование автора документа, название вида документа (АКТ); дата; регистрационный номер; место составления; заголовок; текст; подписи; гриф утверждения.
Название вида документа (АКТ) оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования предприятия или организации, а при продольном расположении реквизитов и в общем бланке – центрованным способом прописными буквами.
Дата оформляется цифровым способом (10.03.04) и является, как правило, датой актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы. Эта дата является датой составления и подписания акта.
Регистрационные номера актов обычно проставляются при оформлении результатов работы комиссий, имеющих конкретную постоянную компетенцию и установленный срок полномочий (экспертная, аттестационная, квалификационная и т. п.). При актировании единичных фактов и событий номер может отсутствовать.
Реквизит «место составления» содержит название географического пункта, в котором реально состоялось событие, зафиксированное в акте, и где реально работала комиссия.
Заголовок акта оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления». Он отвечает на вопрос «О чём?», начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отлагательного существительного. В заголовке акта обычно отражается цель его составления, цель работы комиссии:
О списании оборудования
полиграфической лаборатории
О выделении документов и дел
к уничтожению