Реферат: Документы делового общения
О приёме-передаче дел по
должности бухгалтера-
операциониста
Текст акта состоит, как правило, из двух логических составных частей: введение – изложение (вводной и констатирующей). При необходимости допускается заключительная часть текста (заключение), в которой содержится выводы, решения или рекомендации комиссии, составившей акт.
Вводная часть текста строго формализована и фактически не является сплошным связным текстом. Основание, которое закрепляет полномочия, цель работы комиссии и состав её членов оформляются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже заголовка.
Например:
Основание: приказ генерального директора от 10.03.04 №42 «Об обеспечении сохранности документального фонда акционерного общества БиГ»
Все элементы текста, относящиеся к слову «Основание», печатаются через межстрочный интервал от левого поля.
Характерный оборот текста «Составлен комиссией:» располагается через 2 межстрочных интервала ниже слова «Основание» и заканчивается двоеточием.
Составлен комиссией:
Председатель
- исполнительный директор Прохоров И.О.
Члены комиссии:
1 Управляющий делами Баринов П.Е.;
2 Член Совета директоров Воронин С.Д.
Через 2 межстрочных интервала ниже от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием должностей её членов и распределением обязанностей в ней. В некоторых случаях в актах полные названия должностей, т. е. с указанием наименований учреждения и структурного подразделения. Строка с обозначением председателя комиссии отделяется 2 межстрочными интервалами; список членов комиссии нумеруется арабскими цифрами и печатается через 1.5 межстрочных интервала. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту, а не по значимости занимаемых ими должностей.
Во вводной части акта также могут быть указанны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии (это, как правило, проверяемые, сдающие дела, руководители заинтересованных подразделений и т. п.).
Например:
Присутствовали: заведующий архивом Журавлёв Л. А.
Подобная формализация вводной части текста акта делает невозможным применение устаревшего канцелярского оборота: «Мы, нижеподписавшиеся (далее – перечисление должностей и фамилий), составили настоящий акт в том, что …», который не соответствует системе делового стиля современного русского литературного языка и употребляться не должен.
Констатирующая часть текста, отражающая существо и результаты работы комиссии, представляет собой сплошной связной текст, оформляется с красной строки и отделяется от вводной части 3-4 межстрочными интервалами. Форма представления текста – изложение, в котором установленные факты, события, обстоятельства перечисляются по степени значимости с помощью простых предложений преимущественно с прямым порядком слов. Текст удобно начинать с указания даты и цели составления акта.
Например:
15 марта 2004 г. комиссия провела экспертизу (проверку, приём-передачу дел по должности и т. п.);
16 марта 2004 г. инспектор отдела кадров Иванов И. И. сдал, а секретарь генерального директора Васильева В. В. приняла дело по должности инспектора отдела кадров фирмы «Салют».
Завершают текст сведения о количестве составленных экземпляров акта и месте нахождения каждого. Представление этих сведений также формализовано. Оформляются они через 2-3 межстрочных интервала ниже связного текста. С красной строки указывается: «Составлен в … экземплярах:», а на отдельных строках от границы левого поля фиксируется место хранения (номер дела по номенклатуре дел) или адресат, которому направлен экземпляр акта.
Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1 экземпляр – в дело № 03-12;
2 экземпляр – в Совет директоров;